Online Zeiterfassungssysteme sind heutzutage aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Durch immer flexibler werdende Arbeitszeitmodelle und der Auseinandersetzung mit Teleworking und hybridem Arbeiten, braucht es in Unternehmen die Einführung einer Zeiterfassungssoftware, um bei Herausforderungen zu unterstützten und sowohl ArbeitgeberInnen als auch ArbeitnehmerInnen den (Home-) Office Alltag zu erleichtern.
Wenn Sie spezifischere Fragen zu unserem „TimeManagement“-Produkt haben, kontaktieren Sie uns gerne direkt! Im Folgenden setzen wir uns mit dem Thema auseinander, wie die Einführung und Etablierung eines Online Zeiterfassungstools in Unternehmen optimaler Weise aussehen sollte und teilen unsere Tipps & Tricks mit Ihnen.
Definieren Sie klare Anforderungen
Bei der Einführung einer Zeiterfassungssoftware ist es am wichtigsten, Änderungen und Umstellungen nicht „einfach drauf los“ zu realisieren! Überlegen Sie sich, welche Anforderungen Sie an das neue System haben. Schauen und dokumentieren Sie, wie Ihr IST-Zustand im Moment aussieht und wie der SOLL-Zustand aussehen soll.
Natürlich unterscheidet sich dieser Planungs-Schritt bei Unternehmen – trotzdem möchten wir als Hilfestellung drei Fragen mit Ihnen teilen, die Sie sich für die grundlegende Entscheidung fragen sollten:
- Was ist das Ziel der digitalen Zeiterfassung? Was wollen Sie damit erreichen? Geht es Ihnen lediglich um die Erfassung der Arbeitszeit? Wollen Sie verschiedene Projekte einzeln erfassen, um die Arbeitszeiten Ihrer MitarbeiterInnen auf verschiedene KundInnen abrechnen zu können? Wollen Sie der Überlastung Ihrer MitarbeiterInnen vorbeugen?
- Wie sehen Ihre internen Unternehmensstrukturen aus? Sollen diese im digitalen Zeiterfassungstool abgebildet werden und wenn ja, wie? Wer soll welche Berechtigungen erhalten? Wer hat Bearbeitungsrechte, wer nur eine Lesemöglichkeit?
- Welche internen Unternehmensabläufe sollten beziehungsweise müssen berücksichtigt werden?
Kommunizieren Sie offen
Um die Einführung eines solchen Produkts optimal umzusetzen, ist es essenziell, von Anfang an ehrlich zu kommunizieren, aufzuklären und alle Beteiligten darüber zu informieren, was auf sie zukommt. Eine solche Umstellung betrifft das ganze Unternehmen und braucht darum das Verständnis und die Mithilfe aller Personen, die zukünftig mit dem Programm arbeiten sollen.
Unsere Tipps:
- Erklären Sie Ihren MitarbeiterInnen, WARUM die Einführung einer Zeiterfassungssoftware wichtig ist.
- Informieren Sie rechtzeitig über den Ablauf der Einführung.
- Kommunizieren Sie einen realistischen Zeitplan.
- Legen Sie eine Ansprechperson für Fragen, Anliegen, Beschwerden etc. fest.
- Schulen Sie Ihre MitarbeiterInnen gut ein, stellen Sie das Tool vor und vermitteln Sie vor allem auch die Vorteile eines digitalen Zeiterfassungssystems, wie mehr Transparenz, bessere Übersicht, Schutz vor Überlastung etc.
- Legen Sie Wert auf eine Eingewöhnungsphase, in der das neue Tool zur Routine werden und im Zweifelsfall auch korrigiert werden kann.
- Erkennen Sie Verbesserungsbedarf rechtzeitig und zögern Sie nicht, wenn nötig, Umstellungen und Änderungen vorzunehmen.
- Hören Sie den Personen zu, die aktiv mit der neuen Software arbeiten.
- Beziehen Sie Ihre MitarbeiterInnen in den Prozess mit ein, regen Sie zu Feedback an, bieten Sie bestenfalls die Möglichkeit, sich aktiv am Einführungsprozess zu beteiligen und hören Sie auf die Rückmeldungen!
Gebos – Ihre Arbeitszeitexperten
Wir von Gebos haben uns auf das österreichische Arbeitsrecht spezialisiert! All unsere Erfahrungen und unser Knowhow haben wir in unserer Zeiterfassungssoftware „TimeManagement“ umgesetzt.
Unsere Software ist modular aufgebaut und kann sich dadurch exakt an die unterschiedlichen Bedürfnisse verschiedenster Unternehmen anpassen. Aufgaben werden einerseits übersichtlich und vollautomatisiert für die AnwenderInnen erledigt. Andererseits können wir auch die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen garantieren!
Zusätzlich dazu bietet unsere Zeiterfassungssoftware, durch verschiedene Auswertungen nach diversen Kriterien, Ihrem Management ein mächtiges Controlling-Tool.
Sollten Sie noch weitere Fragen zur Einführung eines Zeiterfassungstools in Ihrem Unternehmen haben oder an unserer „TimeManagement“-Software interessiert sein, zögern Sie nicht – kontaktieren Sie uns!