Unternehmer*innen stellen sich gegen Ende des Jahres oft folgende Frage: „Müssen wir zum Jahreswechsel etwaige Einstellarbeiten an der Software vornehmen?“ Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Die bessere Frage würde lauten: Befinden sich die Arbeitszeiten von Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen auf einem Blatt Papier, in Excel-Listen oder in einer automatisierten Zeiterfassungssoftware?
Prinzipiell behandelt ein qualifiziertes Zeiterfassungssystem den Monat Dezember genauso, wie alle anderen Monate. Das heißt, bis auf einen Periodenabschluss müssen Sie meist keine Eingriffe vornehmen. In welchen Fällen Sie jedoch den Überblick behalten sollten, wollen wir Ihnen anhand dieser Checkliste mitteilen.
1. Änderungen der Kollektivverträge
Selten aber doch kommt es zu Änderungen der Kollektivverträge, an die sich alle betroffenen Unternehmen halten müssen. Zumindest sollten Sie über die Änderungen Bescheid wissen, damit Sie falls notwendig reagieren können. Denn Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Unter KV-AKTUELL können Sie die neusten Änderungen nachlesen.
2. Gleitzeitvereinbarungen
Bei vielen Gleitzeitvereinbarungen endet die Gleitzeitperiode am 31.12. Hierbei muss kontrolliert werden, ob die Zeitsalden ohne Änderungen in die nächste Periode mitgenommen werden können. Grundlegend geht es um Unter,- oder Überschreitungen der maximalen Übertragungsmöglichkeiten.
3. Deckungsrechnung All In
Wurde bei allen Mitarbeiter*innen mit einer All In Vereinbarung die Deckungsrechnung für das aktuelle Kalenderjahr durchgeführt? Wenn nein besteht die Gefahr einer Unterzahlung, was zu Problemen im Bereich Lohn- und Sozialdumping führen kann. TimeManagement bietet die Möglichkeit, die Deckungsrechnung All In begleitend über das ganze Kalenderjahr durchzuführen, was böse Überraschungen am Jahresende (Nachzahlungen zu viel geleisteter Überstunden) vermeidet.
4. Urlaubsrückstellungen
Da sehr vielen Unternehmen mit dem 31.12. auch den Bilanzstichtag haben, sind die Werte für Urlaubs- und Gutstundenrückstellungen aufzubereiten. Meistens ist diese Tätigkeit mit sehr viel Aufwand verbunden. Wie funktioniert es in TimeManagement: Sie rufen einfach die Berichte auf und exportieren die Werte für die Bewertung der Daten in eine Excel Tabelle.
5. Fehlermeldungen bearbeiten (Nur bei Zeiterfassungssoftware)
Verfügen Sie bereits über eine Zeiterfassungssoftware, dann können Sie alle Zeitsalden vor dem Jahreswechsel auf Fehler überprüfen. Bei TimeManagement funktioniert das folgenderweise. Mit einem Klick auf das Symbol „Fehlerprotokoll“ können Mitarbeiter*innen und deren Zeitsalden auf Fehler überprüft werden. Wurden Zeitsalden richtig verbucht, Pausen eingehalten, Unter,- oder Überschreitungen von Arbeitsstunden aufgezeichnet und Projektzeiten eingehalten?
Gebos - TimeManagement
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